Digitale Arbeitszeiterfassung und Gleitzeit

Nicht erst seit der BAG-Entscheidung 2022 wird für Unternehmen die Arbeitszeiterfassung eine Pflicht und keine Kür. Um die Zeiterfassung so einfach wie möglich und doch so umfangreich wie nötig zu gestalten, haben wir in dieser Funktionsübersicht einmal alle Punkte zusammengestellt, wie die Zeiterfassung in der poool Agentursoftware funktioniert. Inklusive Gleitzeitkonto und Homeoffice-Möglichkeiten.

Um die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters zu konfigurieren, gehen Sie im ersten Schritt über den Reiter Unternehmen und Mitarbeiter in die Übersichtsliste Ihrer Mitarbeiter. Über den Button + Mitarbeiter können Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen. Ist der Mitarbeiter bereits angelegt, gelangen Sie mit einem einfachen Klick auf die Zeile des Mitarbeiters in die Bearbeitungsübersicht.

Innerhalb der Bearbeitungsmaske finden Sie die Einstellungen, das Zeitkonto, die Stammdaten, die Aufzeichnungen der Mitarbeitergespräche und die Abwesenheiten des Mitarbeiters. In den Einstellungen weiter unten finden Sie den Bereich der Zeiterfassung / Arbeitszeit. Hier können Sie die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten hinterlegen, die Urlaubstage angeben, ob der Mitarbeiter ein Gleitzeitkonto nutzen kann und noch ein paar weitere Einstellungen treffen. Zudem gibt es die Möglichkeit, verschiedene Arbeitszeitperioden anzulegen. Geht z.B. eine Mitarbeiterin in Mutterschutz und kehrt nach 6 Monaten in Teilzeit zurück, können Sie schon jetzt eine neue Periode mit dem Startdatum und den angepassten Arbeitszeiten anlegen. Dies wird Ihnen zum Beispiel in Ihrer Ressourcenplanung entgegenkommen, da hier nach der Rückkehr der Mitarbeiterin automatisch die aktualisierten Arbeitszeiten angezeigt werden. Weitere Informationen finden Sie im verlinkten Video.

In Poool haben Sie die Möglichkeit, zwischen der Kalenderansicht, einer digitalen Stempeluhr oder unserer Schnellzugriffsleiste auf der rechten Seite, Ihre Arbeitszeit zu erfassen. Durch ein einfaches klicken in den entsprechenden Arbeitstag öffnet sich die Eingabemaske, um einen Eintrag zu erstellen. Sollten Sie also Arbeitsstunden im Nachhinein in Ihre Zeiterfassung eintragen wollen, ist dies der schnellste Weg zum Ziel. Über die digitale Stempeluhr auf der rechten Seite der Zeiterfassung können Sie ebenfalls Ihre Arbeitszeiterfassung starten. Wählen Sie einfach den richtigen Typen aus, wie Büro, und starten über den Kommen-Button Ihre Arbeitszeiterfassung. Die digitale Stempeluhr ist auch aus Widget auf dem Start-Dashboard verfügbar.

In den Einstellungen in Poool können Sie alle in der Arbeitszeiterfassung verfügbaren Typen wie Büro, Homeoffice, Berufsschule, etc. neu erstellen und bearbeiten. Bei der Erstellung eines Typen haben Sie volle Kontrolle über die genutzte Farbe, wo der Typ auftauchen soll, ob nur in der Erstellung oder auf in der digitalen Stempeluhr. Die können entscheiden, welches Icon angezeigt werden soll und ob der Eintrag dieses Typen eine Freigabe benötigt oder nicht.