Rollen- und Rechtemanagement

Das Rollen- und Rechtemanagement gibt Ihnen die Möglichkeit, die Zugriffe aufs System zu verwalten. Zu Beginn starten Sie mit unseren im Standard konfigurierten Rollen, die nur der Administrator (jederzeit) ändern kann. Die Standardrollen sind: Administrator, Benutzer, Projektmanager, Zeiterfasser und Freelancer. Wie Sie die Rollen in Ihrem Unternehmen nutzen möchten, können Sie frei entscheiden. Damit Sie nicht für jeden Mitarbeiter eine eigene Rolle anlegen müssen, lassen sich die Rollen nach der Verknüpfung mit dem Mitarbeiter nochmal separat bearbeiten, falls nötig. So können zwei Mitarbeiter, die beide Benutzer sind, unterschiedliche Zugriffe erhalten. Im verlinkten Video erhalten Sie ebenfalls einen sehr guten Einblick in den aktiven Prozess der Nutzungsmöglichkeiten.

Über den Reiter Benutzer und Rollen gelangen Sie in die Übersicht Ihres Systems. Hier sehen Sie zu Beginn die Standard-Rollen und können diese bearbeiten, in der Reihenfolge verschieben oder auch löschen. Die wichtigste Funktion in dieser Übersicht ist aber vermutlich das Erstellen neuer Benutzerrollen. Über den Button + Benutzerrollen, gelangen Sie in die Übersicht der Erstellung einer solchen Rolle. Weiteres lesen Sie im nächsten Schritt.

In den folgenden Screenshots haben wir Ihnen einmal zusammengestellt, welche Rechte und Zugriffe Sie einer Benutzerrolle zuweisen können. Pro Tipp: Schauen Sie sich die Zugriffsrechte der Standard-Benutzer einmal genau an. Da Sie nach der Verlinkung der Benutzerrolle mit dem Mitarbeiter weiterhin die Möglichkeit haben, dem Mitarbeiter weitere Zugriffe zusätzlich zur Rolle zur Verfügung zu stellen, müssen Sie nicht jedes Mal eine neue Benutzerrolle erstellen, nur damit ein weiterer Zugriff vergeben werden kann - siehe Bild 6.

Über den Reiter Benutzer und Verwaltung gelangen Sie auf die Übersicht all Ihrer Mitarbeiter. Hier legen Sie über den Button + Benutzer einen neuen Mitarbeiter an und kommen zu Beginn auf die Übersicht mit den allgemeinen Zugangsdaten des Mitarbeiters. Hier hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse, das Passwort und ob der Mitarbeiter eine Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen soll. Scheidet ein Mitarbeiter aus, können Sie ganz oben in der Status-Zeile den Haken bei Aktiv entfernen und schon hat der Mitarbeiter keinerlei Zugriff mehr.

Über den Reiter Zugriffsrechte kommen Sie zur Zuweisung der Benutzerrolle. Durch den Klick auf bearbeiten gelangen Sie in eine neue Maske, in der Sie nun dem Mitarbeiter seine Rolle zuweisen können. Über das Drop-down-Menü haben Sie die Auswahl, aus all Ihren angelegten Benutzerrollen auszuwählen. Wenn Sie dem Mitarbeiter nun einen weiteren Zugriff zukommen lassen wollen, der in der Rolle nicht verfügbar ist, klicken Sie unterhalb der Auswahl in das Kästchen mit dem Titel: Benutzerdefinierte Zugriffsrechte auf Basis der Rolle verwenden. Dadurch öffnet sich ein Pop-up, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die ausgewählte Benutzerrolle wirklich bearbeiten möchten. Klicken Sie hier auf Überschreiben und schon gelangen Sie in die klassische Übersicht mit allen Funktionen, die Sie nun an- oder abwählen können. An den Grundeinstellungen der Benutzerrolle verändern Sie so natürlich nichts.