Wiederkehrende Ausgangsrechnungen

Die wiederkehrenden Ausgangsrechnungen haben einen großen Vorteil. Sie nehmen uns Aufgaben ab, an die wir sonst jedes Mal denken müssten. Egal ob Sie Lizenzkosten, Cloudhostings oder sonstige Leistungen in einem definierten Zeitrhythmus verrechnen wollen. Geben Sie diese Aufgabe an poool ab und fokussieren Sie sich auf die Aufgaben, bei denen Ihr Knowhow gefragt ist. Nachdem Sie eine wiederkehrende Ausgangsrechnung angelegt haben, wird zum fälligen Zeitpunkt automatisch eine Rechnung erstellt. Damit ist sichergestellt, dass nie eine falsche Rechnung Ihre Buchhaltung verlässt. Die automatisch erstellten Rechnungen aus poool müssen manuell versandt werden.

Unter dem Reiter Buchhaltung, im oberen Hauptmenü, finden Sie die Unterfunktion Ausgangsrechnungen. In der Übersicht angelangt, werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt. Hier können Sie nach Lust und Laune die Projekte, Monate oder sonstige Filterfunktionen nutzen, um die richtige Rechnung zu finden. Über den Reiter Wiederkehrend kommen Sie auf die Übersicht mit den wiederkehrenden Rechnungen.

Um eine wiederkehrende Ausgangsrechnung zu erstellen, ist es Voraussetzung, dass ein Projekt angelegt wurde. Haben Sie aber keine Sorge. Selbst wenn Sie das Projekt in poool abschließen, läuft die wiederkehrende Rechnung weiter. Suchen Sie sich im Feld Projektauswahl Ihr benötigtes Projekt heraus und schon ist der Button zur Erstellung einer Rechnung aktiviert. Nach dem Klick auf den Button landen Sie in der Übersicht zur Erstellung einer wiederkehrenden Ausgangsrechnung.

In der Übersicht angekommen, können Sie einen Rechnungstitel hinterlegen und die ersten wichtigen Daten eintragen. Oben angefangen, finden Sie im Reiter Kalkulation (wiederkehrend) die Einstellungen zur Wiederholung der Rechnung. Hier legen Sie per Drop-down-Menü Ihre individuellen Abrechnungszeiträume fest. Rechts, im Fenster der Planung, werden Ihnen die noch auszuführenden Termine angezeigt. So erhalten Sie einen schnellen Überblick, ob Sie alles richtig eingestellt haben. Die weiteren Einstellungen, unterhalb der Wiederholung, benötigen nur klassische Eingaben wie die Phase des Projekts, den Ansprechpartner, Rechnungsnummern oder Sonstiges.

Unter Eigenleistungen haben Sie wie bei jeder klassischen Rechnung in poool die Möglichkeit, die zu verrechnenden Leistungen einzutragen. Auch wenn die wiederkehrende Ausgangsrechnung eine Fremdleistung beinhaltet, lässt sich dies automatisch auf der Rechnung abbilden. Nach dem Abspeichern der Rechnung wird zum eingetragenen Termin eine Rechnung erstellt, die Sie nur noch freigeben und versenden müssen.